Conciliação bancária automática, passo a passo.

O que é conciliação bancária?

É a conferência entre dois registros do mesmo dinheiro. De um lado está o extrato do banco, que mostra o que de fato entrou e saiu da conta. Do outro lado estão as anotações da empresa: o caixa do dia, as vendas no sistema, as notas de fornecedor, o caderno de contas a pagar.

Quando os dois lados batem, o saldo que você vê na planilha é o saldo real. Quando não batem, há algum motivo, e é ele que a conciliação ajuda a achar. Os motivos mais comuns em pequeno negócio:

• venda no cartão que ainda não caiu, porque a maquininha repassa o dinheiro dias depois;
• taxa da maquininha ou tarifa do banco que ninguém lançou;
• Pix recebido sem identificação de quem pagou;
• boleto pago em duplicidade ou conta debitada duas vezes;
• retirada do dono que saiu da conta da empresa sem anotação.

Feita toda semana, a conferência pega esses casos enquanto ainda é fácil lembrar o que aconteceu. Ela também deixa o fluxo de caixa confiável, porque ele passa a partir de números conferidos. Outras rotinas de dinheiro estão nos artigos de financeiro.

O que é arquivo OFX e como usar?

OFX é um tipo de arquivo de extrato que o banco deixa você baixar pelo internet banking. Em vez de um PDF para ler, ele traz as mesmas linhas do extrato num formato que programas conseguem ler: data, descrição, valor e se é entrada ou saída.

Para usar, o caminho costuma ser este:

1. No internet banking da conta da empresa, abra o extrato e escolha o período.
2. Procure a opção de exportar ou baixar o extrato e escolha OFX. Alguns bancos também oferecem CSV ou Excel.
3. No sistema financeiro ou de gestão, use a opção de importar extrato e escolha o arquivo.

O nome exato dos menus muda de banco para banco. Se o seu sistema não aceita OFX, baixe o extrato em CSV ou Excel, que qualquer planilha abre. O importante é parar de digitar o extrato à mão, porque é ao digitar que aparecem os erros.

Como fazer conciliação bancária no Excel?

Dá para começar com uma planilha simples, com duas abas:

• Extrato: as linhas que vieram do banco, coladas ou importadas, com data, descrição e valor.
• Movimento: o que a empresa anotou no mesmo período, com as mesmas três colunas.

Depois, some os valores de cada dia nas duas abas e compare. O Excel tem a função SOMASE, que soma só as linhas que atendem a um critério, por exemplo, só as linhas de uma data. Com ela, uma terceira aba mostra lado a lado o total do banco e o total anotado em cada dia. O dia em que os dois números diferem é o dia para olhar linha por linha.

Se o banco entrega um arquivo por mês, guarde todos numa pasta. O Excel tem o recurso Obter Dados, do Power Query, que junta os arquivos de texto ou CSV de uma pasta numa tabela só. Assim você deixa de copiar e colar extrato todo mês.

Esse modelo funciona bem com poucas dezenas de lançamentos por semana. Acima disso, a conferência manual começa a tomar tempo demais, e vale passar para a versão automática.

Como fazer conciliação bancária automática?

A versão automática tem três partes, e cada uma tira um trabalho manual:

1. Entrada do extrato. O extrato chega sozinho, por arquivo baixado numa rotina ou pela conexão que alguns sistemas fazem direto com o banco.
2. Casamento das linhas. Regras definidas uma vez juntam cada linha do banco com o lançamento certo: mesmo valor, data próxima, descrição parecida. O repasse da maquininha, por exemplo, é casado com as vendas no cartão de dias antes, já descontada a taxa.
3. Lista de pendências. O que não casou vai para uma lista curta, que uma pessoa resolve: um Pix sem nome, uma tarifa nova, um pagamento repetido.

Com o tempo, cada pendência resolvida pode virar uma regra nova, e a lista tende a diminuir. O resultado pode ir para um relatório semanal automático que chega ao dono com o saldo conferido e os pontos que pedem atenção.

Isso vale para qualquer setor. Uma loja de rua costuma ter muitas vendas no cartão e no Pix. Um restaurante ou padaria soma também aplicativos de entrega, cada um com seu prazo de repasse.

Dá para fazer conciliação bancária com IA?

Sim. A IA ajuda nas linhas que as regras fixas não resolvem. Ela consegue:

• ler descrições bagunçadas do extrato e dizer de que tipo de gasto se trata, como aluguel, fornecedor ou imposto;
• ler a foto de um comprovante ou de uma nota e transformar em lançamento, com data, valor e fornecedor;
• sugerir o par mais provável para uma linha sem identificação, para a pessoa só aprovar ou corrigir;
• escrever em linguagem simples o resumo da semana: o que entrou, o que saiu e o que ficou sem explicação.

A decisão final continua com uma pessoa. A IA erra quando a descrição é ambígua, então o desenho certo é ela propor e alguém da empresa ou o contador confirmar. Veja mais exemplos em IA no financeiro e, para a parte que vai ao contador, em IA na contabilidade.

Por onde começar na sua empresa?

Comece pelo básico, que já resolve boa parte dos casos:

1. Separe a conta da empresa da conta pessoal do dono. Sem isso, nenhuma conciliação fecha.
2. Escolha um dia fixo da semana para conferir.
3. Baixe o extrato em arquivo, OFX ou CSV, em vez de copiar do PDF.
4. Anote todo dinheiro que sai, inclusive tarifas e retiradas.
5. Monte a lista de pendências e resolva antes da semana seguinte.

Quando a rotina estiver de pé, dá para automatizar uma parte de cada vez, começando pela entrada do extrato numa planilha que se preenche sozinha. Se quiser saber o que vale automatizar primeiro no seu caso, faça o diagnóstico grátis de 3 minutos.